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PROCESSO DE PAGAMENTO NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

Muitas empresas não sabem como fazer a juntada de documentos para compor o processo de pagamento na administração pública, desconhecem a tabela de retenção de tributos federais, não sabem destacar o valor da retenção na fonte para a previdência social, descuidam da manutenção das condições de habilitação durante a execução do contrato (principalmente da regularidade fiscal), além dos prazos para pagamento. Apresente o SICAF como condição de pagamento. Veja as peculiaridades em nota fiscal de serviços continuados e em nota fiscal de obra construção civil. Dividimos o assunto em algumas páginas com referência bibliográfica no final.

JUNTADA DE DOCUMENTOS NO PROCESSO DE PAGAMENTO DA ADMINISTRAÇÃO COM PROVA DE REGULARIDADE FISCAL

Retenção do Imposto na FonteA CONTRATADA deverá manter todas as condições de habilitação do processo licitatório durante a execução do contrato.

Desta feita, deve apresentar o DOCUMENTO FISCAL (Nota Fiscal) a ser devidamente atestado pela Administração juntamente com o SICAF, prova de cumprimento de leis especiais aplicáveis (quando for o caso) ou prova de regularidade fiscal (na falta do SICAF), no protocolo do órgão.

  • Certidão Negativa do INSS – CND;

  • Certificado de Regularidade do FGTS – CRF;

  • Certidão Conjunta de Tributos Federais e Dívida Ativa da União;

  • Prova de inexistência de débitos inadimplidos perante a Justiça do Trabalho através da emissão da Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT);
  • Certidão negativa de débitos junto às fazendas estadual ou distrital e municipal do domicílio sede da contratada.

Normalmente é PROIBIDO A COBRANÇA VIA BOLETO BANCÁRIO devido à obrigação da Administração reter os impostos na fonte.

SICAF

Preferencialmente o fornecedor deverá apresentar o SICAF junto com a Nota Fiscal como condição de pagamento ao invés das certidões visto que ele comprova a manutenção de TODAS as condições de habilitação e não apenas a regularidade fiscal, conforme §4º do art. 3º da INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 02, DE 11 DE OUTUBRO DE 2010.

PROCESSOS DE PAGAMENTO NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DE SERVIÇOS TERCEIRIZADOS DE NATUREZA CONTINUADA

Nos casos de serviço continuado (terceirizado) deve-se apresentar, ainda, a cada pagamento, fotocópias autenticadas por tabelião ou empregado da repartição (neste caso com vista dos originais), os seguintes documentos referentes à comprovação do cumprimento das Obrigações Principais e Acessórias, da última competência fiscal, já exigíveis na forma da lei, relativas ao período da prestação dos serviços:

A Nota Fiscal deverá ser entregue no protocolo do órgão juntamente com as certidões de regularidade fiscal citados anteriormente mais os documentos à seguir:  

  • aqueles de comprovação de pagamento de salários, inclusive férias e 13º salário, quando cabível, de vale-transporte e de vale-alimentação na forma do artigo 13 da Portaria-TCU nº 297/2012;
  • extratos comprobatórios do recolhimento do FGTS e da contribuição social previdenciária (INSS) na forma dos artigos 10 e 11 da Portaria-TCU nº 297/2012.
  • Guias da Previdência Social (GPS - Pagamento do INSS) e Guias de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (GFIP -Pagamento do FGTS) quitadas e Informações à Previdência social com comprovante de entrega. (AC) (Portaria – TCU nº 120, de 14/05/2014, BTCU nº 15/2014).

Os extratos comprobatórios do recolhimento do FGTS, INSS, relação dos empregados com os dados da folha de pagamento dos salários e comprovantes de entrega dessas informações podem ser enviadas por meio dos relatórios emitidos pelo programa SEFIP, vejamos quais são eles:

  1. Relação de Empregados - RE (do SEFIP) completa com salário dos empregados, acompanhada dos seguintes relatórios:

    • Analítico GRF (Composição do valor do FGTS);

    • Analítico GPS (Composição do valor do INSS);

    • Comprovante de Declaração à Previdência (Fatos Geradores);

  2. Protocolo de Envio do Arquivo SEFIP à Previdência Social (protocolo de entrega das informações à Previdência);

Fique atento que o número do protocolo do Sefip (item 2) deve ser o mesmo que encontra-se nos relatórios do item 1. Caso contrário, o protocolo não se refere aos empregados constante na relação e deve-se notificar a empresa para mandar os documentos corretamente.
Veja também a citada Portaria do TCU 297/2012 onde tem modelos de documentos a serem acostados no processo atestando a conformidade da documentação nos pagamento de terceirização de natureza continuada.
Estes documentos são necessários para que o governo se exima da responsabilidade solidária dos empregados com o Tomador dos Serviços.
AnexoTamanho
IN-RFB-1234-2012_ANEXO-I_Tabela_de_retencao_de_tributos_federais.docx20.28 KB
IN-RFB-1234-2012_ANEXO-IV_Declaracao_de_optante_pelo_simples_nacional.docx15.17 KB
LC-123-06_ANEXO_IV-Tabela_Alíquotas_Serviços_ISS.docx17.44 KB